Để có thể khai báo hải quan điện tử, trước tiên bạn cần chuẩn bị chữ ký số, bộ chứng từ và phần mềm Ecus. Sau khi được cấp tài khoản, bạn cần vào thiết lập thông số khai báo, cập nhật thông tin để hệ thống lưu lại thông tin cho toàn bộ quá trình khai báo.
Chi tiết các bước khai báo hải quan điện tử
Vì cách mở các tờ khai hải quan điện tử là tương tự nhau nên dưới đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách mở một tờ khai, cụ thể với tờ khai nhập khẩu.
Bước 1: Từ giao diện của phần mềm, vào Menu chọn “Tờ khai nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) như hình ảnh dưới đây:
 |
| Giao diện cửa sổ đăng ký mới tờ khai nhập khẩu |
Tiếp đó khi cửa sổ xuất hiện bạn cần điền các thông tin sau:
Tab thông tin chung 1
 |
| Giao diện cửa sổ tab thông tin chung 1 |
-Mã loại hình: có 40 mã loại hình cơ bản, nếu bạn không biết có thể nhấn vào dấu ba chấm để tìm và chọn loại hình.
-Cơ quan Hải quan: Bạn chọn đơn vị khai báo Hải quan nơi doanh nghiệp thông quan hàng hóa.
-Mã phân loại hàng hóa: với phần này có một lưu ý là:
Với mã phân loại hàng khác theo theo quy định của chính phủ thì chỉ khi có văn bản của chính phủ các cơ quan nhà nước thì mới được chọn
Trường hợp: hàng hóa không thuộc loại nào có trong danh sách thì người khai bỏ trống chỉ tiêu này
- Phân loại cá nhân/tổ chức: chọn hình thức kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: Chỉ rõ tờ khai được gửi đến bộ phận cấp đội thủ tục nào của chi cục HQ mà bạn đã chọn ở mục cơ quan hải quan.
-Phương thức vận chuyển: Chọn mã hiệu tương ứng với hình thức vận chuyển đường biển, đường sắt, đường không.
- Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: nhập thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu Lưu ý: Nhập chữ in hoa, không dấu (1 ảnh).
- Số vận đơn: Là mã Scac Code (mã của nhà vận chuyển) + số vận đơn.
- Số lượng kiện và tổng trọng lượng hàng hóa với đơn vị tính là KGM, TNE, LBR.
- Mã địa điểm lưu kho chờ hàng thông quan dự kiến: Có thể là địa điểm chịu sự giám sát của hải quan, các kho hàng, các công ty dịch vụ kho bãi hoặc kho công ty đã được đăng ký vào hệ thống.
- Phương tiện vận chuyển: Tùy theo phương thức vận chuyển đã chọn ở trên mà ghi tên phương tiện vận chuyển cho phù hợp.
- Địa điểm dỡ hàng: Lưu ý: phải phù hợp với loại phương thức vận chuyển đã chọn ở mục trên. Trường hợp cảng địa điểm không xác định cụ thể thì chọn mã nước kèm theo.
- Địa điểm xếp hàng: Nơi container được xếp trước khi bốc lên tàu.
 |
| Thông tin cần điền trong phần vận đơn |
Tab thông tin chung 2
 |
| Giao diện cửa sổ tab thông tin chung 2 |
- Văn bản pháp quy: Mã văn bản pháp luật về quản lý hàng hóa ( Máy móc mới điền MO).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có): Ô mã: nhập mã loại giấy phép, ô số: nhập số giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành. (xem thêm các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành).
- Hóa đơn thương mại:
Phân loại hình thức hóa đơn: chọn phân loại
Số hóa đơn và ngày phát hành
Mã phân loại giá hóa đơn
Tổng trị giá hóa đơn: nhập chính xác vì ảnh hưởng đến thuế của tờ khai
Phương thức thanh toán
Điều kiện giá hóa đơn
Mã đồng tiền của hóa đơn
Các phần thông tin cần điền này các bạn có thể lấy thông tin trên tờ hóa đơn thương mại.
1.Tờ khai trị giá:
Mã phân loại khai trị giá: thông thường chọn giá trị giao dịch
Phí vận chuyển, bảo hiểm (nếu có). Lưu ý phải được quy đổi về cùng đồng tiền thanh toán trên hóa đơ
Các khoản mục điều chỉnh (nếu có)
Chi tiết khai trị giá: TH phân bổ theo số lượng thì không phải nhập thông tin vào các khoản mục điều chỉnh mà khai báo chi tiết khoản khai điều chỉnh vào mục này + nhập thủ công vào ô “Trị giá tính thuế”
2. Thuế và bảo lãnh: tùy theo trường hợp cụ thể mà người khai sẽ nhập vào thông tin
3.Thông tin đính kèm: sử dụng nghiệp vụ HYS thêm file đính kèm
4. Thông tin vận chuyển: Áp dụng cho các doanh nghiệp Gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất hoặc các doanh nghiệp ưu tiên, đưa hàng vào kho bảo thuế khai báo vận chuyển đính kèm tờ khai
Tại tab danh sách hàng
Các bạn cần điền thông tin sau:
Bước 2: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, chọn ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.
Người khai tiến hành khai lần lượt các tờ khai với chú ý phải khai tờ khai có nhánh đầu tiên trước (số nhánh 1)
Xác nhận chữ ký số khi khai báo, chọn chữ ký số từ danh sách và nhập vào mã pin của chữ ký số
Sau khi gửi thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế ở tab “Danh sách hàng”
Sau khi kiểm tra các thông tin trả về có 2 phương án:
Nếu các thông tin trả về có thiếu sót cần sửa đổi thì dùng mã nghiệp vụ IBD để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp IDA lại đến khi thông tin đã chính xác
Nếu các thông tin trả về đã chính xác, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng ký chính thức tờ khai.
Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (IDC)
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa. Chọn “4.Lấy kết quả phân luồng thông quan”
Bước 4: In tờ khai và các chứng từ khác
Sau khi nhận được các kết quả xác nhận tờ khai được chấp nhận thông quan hàng hóa, bạn có thể xem lại và in các bản in bằng cách vào tab “kết quả xử lý tờ khai”. Để tra cứu lại thông tin tờ khai và in mã vạch của tờ khai đang khai và đã từng khai, cũng như tra cứu nợ thuế tờ khai, độ uy tín của doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo thêm bài viết tại link này.
Bước 5: Sửa tờ khai đã đăng ký
Đối với tờ khai được phân luồng Vàng, Đỏ mà chưa được cơ quan Hải quan xử lý, người khai có thể gọi thông tin tờ khai về để khai báo sửa đổi bổ sung bằng các nghiệp vụ từ mục 5.1 đến 5.4 trên danh sách mã nghiệp vụ
Trường hợp tờ khai luồng xanh hoặc đã được xử lý của cơ quan Hải quan thì không thể dùng các nghiệp vụ này để sửa mà phải dùng.
Xem thêm cách hủy tờ khai và quy định của hải quan về cách hủy tờ khai, các trường hợp bị xử phạt hoặc miễn trách.
- AMA: để khai sửa đổi, bổ sung về thuế và các thông tin cho dòng hàng chọn tab “Kết quả xử lý tờ khai” chọn “Đăng ký bổ sung thay đổi thuế AMA” or vào “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn mục “Khai bổ sung”
 |
| Giao diện đăng ký bổ sung thay đổi thuế |
- Sử dụng công văn đề nghị: Nếu muốn sửa đổi bổ sung thông tin chung cho tờ khai thì người khai cần gửi công văn về cơ quan Hải quan xem xét và tiến hành sửa đổi.
Như vậy, qua các bước trên mình đã hướng dẫn các bạn cách khai báo hải quan điện tử. Để tìm hiểu sâu hơn về cách khai báo các bạn có thể tìm các nghị định 59/2018, thông tư 39/2018, …
Mình hy vọng qua bài viết này có thể giúp các bạn hiểu được cách khai báo hải quan điện tử và thành thạo về nghiệp vụ này. Nếu các bạn có thắc mắc ở phần nào thì để lại comment dưới bài viết này để mình giải đáp cho các bạn.
Xem thêm:
>>> Bộ chứng từ nhập khẩu hoàn chỉnh gồm những gì?
>>> Các sai lầm thường gặp khi khai báo và cách ghi nhớ.
>>> cách đăng ký tài khoản VCIS, tải phần mền Ecus5 và Token cho newbie.
>>> tải về biểu thuế xnk2021, Incoteam 2020, biểu mẫu up file HDTM trên Ecus5, UCP600 và bí kíp tra mã Hs code - nguyên tắc bàn tay trái...